Le quattro carte giuste per fare poker: dematerializzazione, firma digitale, cloud e lavoro agile
Sarebbe bello poter firmare un documento oppure ricevere un certificato che abbia valore legale, senza prendere appuntamento, permessi lavorativi, senza doversi recare in un ufficio, e fare la fila, ma potendo effettuare il tutto senza spostarsi utilizzando la propria e-mail?
Nel 2020 la gran parte dei processi documentali è ancora legata al mondo del cartaceo, della modulistica da compilare, da firmare, tutti i documenti e le dichiarazioni ufficiali sono cartacei, doppie copie se non triple, fogli e fogli da conservare: “virtuale” è ancora difficile da pronunciare. Il cartaceo fisico ha un peso e un volume: si tende a sfruttare l’archivio fino all’ultimo centimetro, scaffali immensi, migliaia di raccoglitori e ogni volta per cercare l’originale, specie se datato, ci vuole parecchio tempo. A questo c’è da aggiungere il processo di eliminazione dei documenti quando raggiungono il decimo anno di età. Essere sicuri di aver archiviato tutto in modo perfetto per non perdere ancora più tempo a cercare. Infine anche le conseguenze causate da possibili eventi catastrofici come un incendio, l’allagamento di un archivio o peggio; quanti documenti verrebbero danneggiati, distrutti o definitivamente inutilizzabili? Non è difficile capire come, nonostante siamo ampiamente entrati nell’era totalmente connessa, ciò rappresenti un freno per poter rendere snello e fluido ogni processo che richieda la produzione di documenti. La situazione attuale è più o meno questa: molti aspetti che riguardano la digitalizzazione sono già sviluppati e la maggior parte delle realtà sono connesse. L’aspetto riferito al documentale e alla sua gestione non è ancora completamente allineato al concetto digitale e sarebbe auspicabile l’adeguamento in breve tempo. Tutt’oggi il valore legale di un documento è associato quasi esclusivamente al formato cartaceo, mentre quello in formato digitale non sempre lo è. I costi di gestione, carta e inchiostro, per un’azienda che lavora sui documenti possono rappresentare cifre significative che mediamente superano i 10 mila euro annui. Viviamo in un paese molto burocratico la digitalizzazione dei documenti e delle dichiarazioni renderebbe molto più rapido l’ottenimento così come per le ricette mediche, e qualsiasi altra certificazione. Non stiamo parlando della modifica delle leggi, ma soltanto dei tempi di procedura.
Dematerializzare per fasi
La dematerializzazione è un processo che va affrontato gradualmente, trasformando tutti i dati in proprio possesso da cartaceo a digitale per poi predisporre di un sistema di firma digitale. La fase successiva è il sistema di gestione: valutare un cloud sia per un’azienda che abbia più sedi così come per una piccola realtà deve sempre essere subordinato ad una rete protetta contro i data breach, perché avere un cloud non significa essere sicuri al 100%. L’interazione di questi fattori genera vantaggi: risparmio di tempo, contenimento dei costi, migliore rendimento e specialmente negli ultimi tempi, la possibilità di fare smart working. Si sente sempre più frequentemente la parola “dematerializzazione” che spesso è legata all’ “eco sostenibilità”: il cambiamento delle dinamiche di gestione della documentazione inizia dall’unione di queste due parole. Il processo di dematerializzazione è già stato intrapreso da molte aziende con conseguenti vantaggi come lo smart working che in questi ultimi tempi è stato possibile e ha permesso la quasi continuità di lavoro. Se parliamo invece della pubblica amministrazione la situazione è in moltissimi casi arretrata. Avere iter più snelli e fluidi è l’obiettivo per rendere più semplice e veloce l’erogazione di documenti a tutto vantaggio del miglioramento del rapporto con il pubblico. È auspicabile che anche le PA comprendano appieno l’importanza di questo processo e lo inseriscano quanto prima nelle loro procedure, andando a definitivamente a svecchiare i sistemi e ridurre al massimo le lentezze burocratiche.
Ridurre i tempi è possibile
Nel caso dovessimo siglare un compromesso per l’acquisto di un immobile, con la firma digitale sarà possibile farlo da casa senza quindi doversi recare con le copie dei documenti necessari in agenzia, permettendo quindi anche a quest’ultima di risparmiare molto tempo. Mediamente, se con il vecchio sistema sarebbero state impiegate 3 ore, con il nuovo si può stimare l’impiego di circa un’ora. Una volta terminata la prassi sia l’utente che l’azienda avrebbero le relative copie della documentazione legalmente valide ma senza il “peso ingombrante” della burocrazia; non ci sarà più la preoccupazione di dover conservare documenti come fatto finora, poiché saranno subito disponibili in formato digitale e conservabili con qualsiasi tipo di supporto digitale o cloud. L’esempio può essere tranquillamente trasposto anche ad altri ambiti come quello legale o finanziario, settori che per forza di cose hanno un flusso di lavoro burocratico e quindi con una richiesta di tempi di espletazione soventemente lunga. I vantaggi così ottenuti farebbero aumentare la soddisfazione del cliente dovuta al significativo risparmio di tempo e alla comodità di ottenimento di un qualsiasi documento. L’azienda fornitrice del servizio otterrà altrettanti benefici: utilizzare le proprie risorse per compiti di più elevata importanza esonerandole da compiti ripetitivi e di basso valore contribuirà a una migliore soddisfazione professionale, risparmio di tempo e costi di gestione più contenuti; questi ultimi due fattori influiscono positivamente sui profitti.
Molte sfaccettature e vantaggi pensando sostenibile
L’industria dei servizi nel 2020 sta attraversando cambiamenti significativi; con la dematerializzazione e la firma elettronica si entra in una prospettiva differente. Attualmente le “eccellenze” italiane sono attente alla sostenibilità, all’eliminazione delle spese non necessarie e non meno importante al benessere delle proprie risorse. Il concetto di sostenibilità è un punto chiave per la riduzione dei costi come materiali ed energia ed una maggiore consapevolezza dell’impatto che ogni realtà ha a livello ambientale. Il processo “zero carta” è una sfida continua per tutte le aziende innovative poiché abbraccia la filosofia della riduzione degli sprechi: nel costo di un foglio di carta non c’è solo la materia prima e la lavorazione, ma anche costi energetici usati per produrlo e per trasportarlo. Con la dematerializzazione l’energia richiesta sarebbe nettamente inferiore grazie all’eliminazione di molti passaggi. La revisione dei flussi di lavoro deve essere parte integrante della dematerializzazione; i compiti semplici e ripetitivi verrebbero eliminati e con loro anche gli errori tipici della natura umana quando svolge una routine. Una risorsa può quindi concentrarsi nella gestione (e non più produzione) del materiale: non più fotocopie, archiviazione e pile di carta ma controllo, miglioramento del prodotto, responsabilità e attenzione nel contatto con il cliente.
Come per l’automazione di ultima generazione e l’intelligenza artificiale anche il nuovo approccio per la gestione documentale è un punto di partenza per migliorare molto. La lentezza nei processi spesso è causata da normative vetuste che impongono percorsi lunghi. Le nuove tecnologie non servono per aggirare le norme, ma per continuare ad osservarle migliorando la qualità del prodotto, riducendo i tempi di realizzo e generando valore.
